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YY公司业务流程描述指南

发布日期:2019-10-07 21:43   来源:未知   

  白小姐传特YY公司业务流程描述指南_企业管理_经管营销_专业资料。YY 公司业务流程描述指南 (广州地铁管理信息系统规划及方案设计项目) YY 管理咨询(中国)有限公司 二零零零年三月 在广州地铁正在进行的管理信息系统规划及方案设计项目中,其中重要的 一部分

  YY 公司业务流程描述指南 (广州地铁管理信息系统规划及方案设计项目) YY 管理咨询(中国)有限公司 二零零零年三月 在广州地铁正在进行的管理信息系统规划及方案设计项目中,其中重要的 一部分工作就是对现有工作流程的描述,这涉及到广州地铁总公司大部分的工 作岗位,也涉及到绝大部分的职能部门的人员。我们所要做的是使用一套科学 的方法, 对现有的业务流程进行描述, 在此有必要对 YY 公司的业务流程描述方 法进行介绍。 第一章 流程概述 一、流程概念 我们要对流程的定义有个清醒的认识。以下是几种有关流程的定义: M.哈默:企业流程是把一个或多个输入转化为对顾客有用的输出的活动。 T.H.达文波特: 企业流程是一系列结构化的可测量的活动集合, 并为特定 的市场或特定的顾客产生特定的输出。 A.L.斯切尔: 企业流程是在特定时间产生特定输出的一系列客户、 供应商 关系。 H.J.约瀚逊: 企业流程是把输入转化为输出的一系列相关活动的结合, 它 增加输入的价值并创造出对接受者更为有效的输出。 用比较通俗的话来将,流程就是多个人员、多个活动有序的组合。它关心 的是谁做了什么事,产生了什么结果,传递了什么信息给谁。这些活动一定是 体现企业价值的、对企业整体价值有贡献的。 二、流程的特点: 目标性:有明确的输出(目标或任务) 内在性:包含于任何事物或行为中 整体性:至少两个活动组成 动态性:由一个活动到另一个活动 层次性:组成流程的活动本身也可以是一个流程 结构性:串联、并联、反馈 三、流程的功能: 展示活动间的关系; 实现分工的一体化; 标明任务完成的时间与阶段; 界定活动的执行者和接受者及其相互关系。 四、流程构成的要素 活动:对组织整体价值有贡献,或核心、关键的、有增值性的动作及动 作的集合; 活动之间的逻辑关系, ; 活动的承担者:哪个岗位实施这项活动; 活动的实现方式。 复杂的活动本身同时就是一个流程。 流程对于活动是相对的。 工作:通过一系列活动构成的流程而形成的一定的结果。 工作是可以分解的。 动作:单个运动或运动方式。 动作不可分;动作有时有终;动作不完整性;主体明确 第二章 现有业务流程描述操作步骤 在企业现有业务流程描述阶段的工作,应遵循以下的步骤: 1.提出业务流程清单。 由部门领导牵头确定有那些流程, 流程之间的界限, 整理出部门总体业务框架、 业务流程的主线, 界定出关键和核心的业务 有哪些,进而确定主要业务流程,并确定这些流程之间的关系。这点对 今后的业务流程重组工作至关重要。 2.确定流程框架。 咨询顾问在调研访谈的基础上, 与项目组成员及业务部 门领导和业务骨干讨论, 审核并确认流程清单, 以及主要流程之间的关 系。 3.业务流程的文字描述。 针对清单上的每一流程, 由项目组成员及业务部 门的专职联络员会同业务部门业务人员, 分析并识别现有业务活动, 活 动之间的关系,活动需要接受哪些信息,产生那些信息(表单) ,信息 传送的路线,活动涉及哪些岗位以及该活动所需的完成时间等等。 4.绘制业务流程草图。 联络员根据步骤 3 的结果, 在纸上手工绘制流程图。 然后利用 YY 业务流程描述符号体系,使用 VISIO2000 软件绘制流程草 图。 5.业务流程草图的修改。项目组人员指导业务部门联络员修改业务流程 图,并听取业务部门领导及业务人员的意见。 6.审核业务流程草图。 咨询顾问对核心流程进行审核修正, 并将结果反馈 给项目组。 7.再次修订。 项目组及业务部门联络员根据咨询顾问的意见, 修改审核后 的流程图。 8.最终确认。 咨询顾问对步骤 7 产生的流程图再次审核, 并最终确定每一 个流程。 第三章 YY 业务流程描述符号体系说明 在 YY 业务流程描述符号体系当中,使用了如下的符号: 1.信息流: **流程 编号 名称 版本 表示信息传递。建议不使用。 汉 普 管理咨询公 司 INV1.1.1 **流程 V1.0 2.描述结构图 流程总处理时间: 人天 必要的文字 补充说明: 1. 2. 3. 4. 流程相关问 题分析: 1. 2. 3. 4. 1 :是现状流程描述的模板,在进行流程描述时,首先把 框图拖到页面上,然后把流程名填上。流程图描述过程中,需要补充说 明的地方以及与流程相关的问题应填入框图下方的对应位置。 表单 3.表单 :表示某项活动产生的数据,如报表、报告、计划书等, 而不表示活动需要的单据,流程图中表单随着活动的流向而流动。 4.虚线 :用以分隔岗位的符号,配合岗位名称使用。 **部门 **岗位 5.岗位名称 :活动涉及的工作岗位。放在两条虚线之间,表示 两条虚线间的活动由哪个部门,哪个岗位完成。 6.活动: 活 动 流程图的主要组成部分,表示流程进行过程中的动作, 如开票,日计划的下达,申请准运证的开立等。活动的颗粒度(详细程 度)应抓住问题点,若是一些比较规范的地方,可不用详细表述,如准 运证的开立过程中, 要检查前面手续是否齐全, 开准运证的具体的动作, 这些都是一些规范的东西, 不用细化, 只用开立准运证这个活动表达就 可以了。 4 子流程 7.子流程 :作为某个较大流程的一个部分,表示一些活动的集 合。 不能用简单的活动表示, 本身包含很多的活动, 涉及到较多的岗位, 则可做子流程处理。 SD1.0 在此添加注释 8.注释: 释。 7 采购订单 接收 当活动内容比较复杂时,使用必要的解释性文字作为注 9.判断 :表示一些会产生不同结果的活动。如部长审批,可能同 意或不同意,审批这个活动就表示为一个判断。使用判断,就至少有两 个输出。 10.结束 返回 :表示总流程结束,一般不体现在子流程中。 11.返回 :此符号用在子流程中。表示该子流程已结束,转入下 一个活动或子流程。子流程之间的关系由总流程反映。 12.开始 :表示一个流程的起始。 开 始 13.外部实体 :地铁总公司以外的单位,如政府机关、供应商等。 第四章 业务流程描述的规范格式(基于 VISIO2000 版) 1.业务流程现状描述时,首先打开“YY 业务流程描述符号体系”文件。 2.创建一个空白流程图。 3.从“符号体系”中,将“结构图”拖至流程图中。 4.整个图表的外框尺寸、各部分的相对位置不应改变。 5.标题的字体格式、居中位置不要改变。最简易的方法是,在原有基础上用鼠 标左键点击两下,直接输入文字,不调整格式与位置。 6.右上角的流程编号、流程名称、版本号,根据具体情况填写。 7.从“符号体系”中将“岗位名称”拖到流程图中。先写“部门名” ,另起一 行“岗位名” 。若多岗位共同完成(即“与”的关系) ,用“、 ”分隔。若多 岗位中的任何一个都可以来处理(即“或”的关系) ,用“/”分隔。 8. 左侧的同一岗位在一张图上只能单独出现一次, 且各岗位的工作即为其对应 行的全部内容。每个岗位居于所在横行(两条虚线)的中间位置,所有岗位 右对齐,距流程结构图左边框线.所有流程符号均用鼠标将标准符号拖到流程图中,除“表单” 、 “岗位名称” 符号可以适当拖长外,其他符号大小尽量不要改变。 10.流程图中的虚线作为部门分隔,通过从“符号体系”中拖拽“虚线”而得 到,长度不能改变。 11.活动之间的联接使用工具栏中的“对象连接键” 。 12.在总流程的结束点,标注“结束”符号。在子流程的结束点,标注“返回” 符号。 13.做业务流程描述时,如果需要较多文字才能说明,或用流程图难以表达时, 采用“文字表述”进行辅助说明。 14.一个流程不跨多页,所以需要仔细考虑流程的层次分解与合并。 15.当有多个流程需要绘制时,可使用 INSERT-PAGE 增加新的一页。这样,可 在一个文件中存档多个流程图。 第五章 在使用 VISIO 进行流程描述时应注意的地方 1.绘制流程图时,应注意的是针对现有业务现状的描述,而不是流程的优化。 2.流程图应有层次,有子流程的概念。 3.在描述业务流程时,应是对关键业务进行描述,突出核心部分。特别是存在 问题的地方。 4.绘制流程图时, 要体现活动的顺序性, 尽量将流程的活动起点安排在最上面, 根据流程的先后顺序,自上而下,从左到右。 5.对于岗位、部门的关系,在描述时,我们针对的是岗位而非部门。岗位在流 程图上只能单独出现一次。 6.在符号使用当中, “判断”本身即是一个活动,会产生二个不同的结果。 7.符号使用当中, 在表示活动之间关系的时候, 使用工具栏中的 “对象连接键” 。 8.箭头方向键、对象连接键、对齐键等需熟练使用。 10.选中某个对象,双击可以对选中的对象进行修改、单击鼠标左键不松手或 使用键盘方向键,可以上下左右移动所选对象。 第七章 样板流程示例